芜湖市勘察测绘设计研究院有限责任公司文件处理管理制度   

第一章 总则

第一条  为规范公司文件收发文管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，加快文件流转速度和办理质量，提高工作效率，特制定本制度。

第二条 本制度适用于外部来文、对外行文和公司内部制发流转的各种文件的收发管理。

第二章 文件管理机构及其职责

第三条 公司文件工作实行二级管理，一级管理是指公司党政办公室的统筹管理；二级管理是指各部门（子公司）的文件资料管理工作。

党政办公室负责公司所有文件资料的统一收集、登记、保管、控制及监督，各部门（子公司）的文件由各部门（子公司）负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。

第四条 文件负责人员要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。

第三章 收文管理

第五条 文件签收

内、外部文件统一由党政办公室负责收文管理，各部门、子公司凡接获上级或其它单位的外部正式来文，除专门针对本部门、本单位工作的文件外，均须交由党政办公室进行来文（来函）拆封、签收。

第六条 文件登记

拆封和签收文件后，公司党政办公室应及时填写“文件阅办处理标签”，并分类记入“收文登记台帐”。将收文日期、来文单位、字号、文件标题、份数等按收文顺序逐项登记。

第七条 文件拟办

凡正式文件均需由党政办公室负责人根据文件内容和性质签署拟办意见后，送公司有关领导签批。紧急文件，拟办意见中应有明确的办理时限。

第八条 文件签批

公司党政办公室根据拟办意见传送公司党总支书记或总经理签批。

公司内部需呈报党总支书记、董事长、总经理的书面材料，应由呈报部门主要负责人签名后，到党政办公室进行来文登记，由党政办公室负责人提出拟办意见后呈报公司主要领导签批或提交公司党政会议研究。

第九条 文件分送

需请示公司主要领导办理的内、外部文件，由党政办公室统一集中分送，原则上各部门自行送交的文件不予受理。按照有关领导签批意见分送阅知部门或个人，以及承办部门或个人；为加速文件运转，应在当天或第二天(特殊情况例外)将文件分送到阅知或承办部门或个人。

第十条 文件传阅

各级领导、阅知或承办部门负责人阅批文件应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并注明日期；需要签署具体意见的，要明确、具体。文件传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

第十一条 文件承办

公司领导签批文件后，由有关部门承办。各有关部门收到文件后按签批期限及时办理。

第十二条 督办管理

党政办公室负责对文件流转处理情况进行督办，有关承办部门或人员处理结束后，将原文件交回党政办公室按规定存档。

第四章 发文管理

第十三条 拟稿

公司文件的起草由责任部门按要求拟稿。文稿拟就后，拟搞人应填写“发文拟稿封面”，详细写明文件标题及附件、文头、文号、密级、发送单位、印发份数、拟稿部门、承办人等信息。发文部门负责人要对所起草的文件内容、有关政策、数字、附件等进行认真核对修改，在“发文拟稿封面”承办部门意见栏内签名并写明拟稿时间。

第十四条 核稿

公司党政办公室负责对发文部门所起草的文件内容进行认真阅读，必要时可以修改补充，保证文件语句通顺，格式正确。核稿完毕后，党政办公室负责人在“发文拟稿封面”写明审理意见并签名。

第十五条 签发

起草的文件经党政办公室核稿后，由党政办公室文员送相关领导审核签发。

第十六条 印制

文件要严格按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）打印。文件打印样稿由拟稿部门或党政办公室指定人员校对，打字和校对人员应在“发文拟稿封面”上签名。

第十七条 用印

文件需加盖印章印发的，由拟稿部门携带审批后的“发文拟稿封面”到党政办公室办理用印登记手续。

第十八条 发文

文件涉及公司全局性工作或公司内普遍发文的由党政办公室统一发放，并记入“发文登记台帐”；非全局性工作、非普遍性发文的由拟稿部门自行发放。

第五章 文件归档

    第十九条 凡是涉及到公司重要文件的资料均属归档范围。

第二十条 凡属于归档范围的文件资料，均由公司党政办公室集中统一管理，统一指定位置归档，任何个人不得径自留存。

第二十一条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的，可归档复印件。

第二十二条 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

第二十三条 工程项目从开始承办到签约完成，所有的资料由生产管理部统一整理，每年年末做好资料清单后，合同原件交党政办公室归档，技术成果资料交档案室归档，并填写资料归档表。各生产部门需要使用备查可采取复印的方式由各部门自行保管。

第六章 文件保管

第二十四条 文件总负责人员为党政办公室文员，归档资料要按照制度进行登记，编制归档目录。

第二十五条 归档资料登记编号后放于指定文件柜，并以电子档形式将文档条目保存于公司服务器一份。

第二十六条 文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

第二十七条 文件负责人员要熟悉所管理的文件资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第二十八条  严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防护工作。

第二十九条  公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第七章 文件借阅

第三十条  文件属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

第三十一条   借阅文件资料，须经党政办公室负责人批准，必须履行借阅登记、签收手续，以便查阅和催还。

第三十二条 阅档必须在办公室指定的地方，原则上不得携带外出。需要借出文件的，须经党政办公室负责人批准。因工作需要长期借出的，须经总经理批准。

第三十三条 借阅文件资料者必须妥善保管文件资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证文件材料完整无损，否则，追究当事人责任。

第三十四条 借出文件材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

第三十五条 重要文件、机密文件不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第八章 附则

第三十六条 本办法由公司办公室制订并负责解释。

第三十七条 本管理办法自颁布之日起实施。